Начальник отдела делопроизводства и секретариата

7 лет 7 месяцев

октябрь 2016 — наст. время

Начальник отдела документооборота и секретариата

ООО "МОИСС", ГК "АРКС" (Строительство), Москва

Организация, планирование, контроль работы отдела и секретариата (10 человек в подчинении);
 Разработка документов, регламентирующих деятельность вверенных подразделений и работников (Положения и Должностные инструкции);
 Разработка номенклатуры дел и нормативно-методических документов по ведению делопроизводства;
 Разработка методологии и обеспечение единого порядка организации делопроизводства и процедур ДОУ, в т.ч. контроля исполнения поручений и обращений граждан;
 Формирование отчетности об исполнении поручений и документов, в т.ч. причин несвоевременного выполнения;
 Согласование, регистрация и учёт договоров;
 Автоматизация процессов делопроизводства и документооборота в системе электронного документооборота (СЭД - WSS Docs);
 Информационно-документарная поддержка компании;
 Организация своевременного получения и отправки корреспонденции по почте и курьерами;
 Формирование дел оперативного хранения, подготовка и передача дел в архив;
 Сопровождение и доработка СЭД (создание методологии, формирование бизнес-требований на доработку/изменение функционала, тестирование изменений, проработка инцидентов и ошибок, определение ролей и прав доступа пользователям, создание инструкций и консультирование пользователей);
 Организация работы секретариата (организация протокольного сопровождения совещаний Генерального директора, организация работы приемной и reseption; подготовка и передача документов на рассмотрение/подписание; организация работы пропускной системы, приема входящих звонков и посетителей; организация хозяйственного обеспечения и надлежащего состояния приемной, переговорных комнат и зоны reseption; автоматизация процессов, связанных с административной поддержкой бизнеса и т.д.).
Достижения: систематизированы документопотоки; автоматизированы процессы обработки различных типов документов; оптимизированы процессы обработки: входящих документов на 60% и в 2 раза исходящих документов; налажен учет и контроль выданных доверенностей; организовано систематическое получение почтовой корреспонденции; организована эффективная работа секретариата.

2 года 3 месяца

июль 2014 — сентябрь 2016

Заместитель руководителя службы документационного обеспечения (СДО)

ГК "Черкизово" (Производство (мясопереработка)), Москва

Черкизово, Группа компаний
Москва, www.cherkizovo-group.ru/
Заместитель руководителя службы документационного обеспечения (СДО)
 Организация и обеспечение единого документооборота по всей группе компаний (в функциональном подчинении более 40 работников, в т.ч. более 30 удаленно);
 Разработка документов, регламентирующих деятельность СДО;
 Разработка и актуализация нормативно-методических документов по делопроизводству;
 Анализ и участие в разработке регламентирующих документов по делопроизводству в структурных подразделениях (архива, юридического департамента, централизованной бухгалтерии и др.);
 Формирование и контроль исполнения бюджета СДО;
 Обеспечение бесперебойного документооборота по всем предприятиям группы компаний;
 Совершенствование форм и методов работы с документами (в т.ч. с конфиденциальными), их унификация;
 Разработка и реализация методологии контроля исполнения документов (поручений);
 Контроль оформления ОРД на соответствие требованиям государственных стандартов и локальных нормативных актов, согласование, редактирование и стилистическая правка, подготовка к подписи, регистрация и публикация-рассылка;
 Методическая помощь сотрудникам структурных подразделений;
 Текущий контроль и аудит по организации документооборота в производственных предприятиях и филиалах Компании (более 40);
 Участие в процессе внедрения СЭД на предприятиях и в филиалах компании (методологическое консультирование, проработка инцидентов и ошибок, создание инструкций и обучение пользователей);
 Формирование сводной номенклатуры дел по всем предприятиям и структурным подразделениям Компании;
 Организация и контроль специализированной доставки (отправки) корреспонденции, в т.ч. курьерами;
 Осуществление учета печатей и штампов;
 Организация подписки на периодические издания.
Достижения: впервые в истории компании разработана и внедрена в практику сводная номенклатура дел по всем подразделениям и предприятиям, входящим в ГК Черкизово; реализована система постановки и контроля исполнения поручений и документов.

2 года 1 месяц

апрель 2011 — апрель 2013

Главный эксперт

Специализированный депозитарий ИНФИНИТУМ, ОАО (Финансовый рынок (рынок ценных бумаг)), Москва

Главный эксперт (процессы документооборота и оперативной отчетности)
 Экспертиза бизнес-процессов на предмет соответствия требованиям внутренних нормативных документов организации;
 Разработка методологии системы документооборота на бумажном носителе и в электронном виде;
 Разработка официальных бланков и шаблонов документов в соответствии с требованиями организации и ГОСТ;
 Обеспечение обработки и оперативного хранения документов в системе электронного документооборота (СЭД на основе 1С: );
 Разработка формы и механизма реализации электронного обращения граждан и организаций на официальном сайте компании;
 Методическая помощь сотрудникам подразделений в оформлении и обработке документации;
 Описание (регламентация), оптимизация и автоматизация документооборота и сводной отчетности по профессиональным видам деятельности (разработка ТЗ на изменение/развитие ИС, функциональное тестирование, внедрение и обучение пользователей, разработка инструкций пользователей).
Достижения: систематизирована, унифицирована и регламентирована обработка всех типов документов Спецдепозитария; автоматизирован процесс сбора и формирования проф.отчетности по основным видам деятельности (сокращение сроков от 3 месяцев до 3 дней).

Высшее

Дневная(очная) форма обучения

2002 г.

Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, г. Москва

Факультет: Бухгалтерский учет и аудит

Специальность: Экономист